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Comment s'organiser au niveau des papiers du travail ?

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Quand vous travaillez dans une entreprise, vous avez forcément des papiers à votre disposition comme le contrat de travail et les bulletins de paie. Mais à quoi servent exactement tous ces documents ? Faut-il les garder ? Pour combien de temps ? Et surtout, comment s'organiser avec toute cette panoplie de papiers ? Il est vrai que parfois, on s'y perd un peu et il est nécessaire de connaître un minimum de choses dans tout ce bazard.

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Contrat de travail Bulletin de paie Certificat de travail Attestation Pole Emploi Recu solde tout compte

Contrat de travail

Bulletin de paie

Certificat de travail

Attestation Pôle Emploi

Reçu solde tout compte

1. Les contrats de travail

C’est un document que vous êtes censé signer avant la prise de poste. Il peut s’agir d’un CDI, d’un CDD, d’une mission, etc. Ce document sert à être en accord avec le recruteur avant la prise de votre poste. La signature de ce dernier vous permet à vous et à l'employeur d'être en commun accord sur les conditions de travail, généralement basée sur la loi du travail et la Convention Collective de l'entreprise. Ce document est à garder à vie, jusqu'à votre retraite. Vous avez le lien ci-dessous pour avoir plus d'informations sur les contrats de travail.

» Les contrats de travail

2. Les bulletins de paie

Vous recevez ce document tous les mois avec votre versement de salaire sur votre compte bancaire ou par chèque. Ce document est à garder précieusement à la maison durant toute votre vie professionnelle, c'est-à-dire, jusqu'à votre retraite. Sur le bulletin de paie, vous avez beaucoup de lignes et de chiffres qui sont parfois compliqués à comprendre, mais vous trouverez les détails au sujet de ce bout de papier mensuel ci-dessous.

» Les bulletins de paie

3. Les certificats de travail

Ce document est remis quand vous avez fini votre contrat, quelque soit la nature de fin de contrat et quelque soit le type de contrat. Vous le recevrez en même temps que l’attestation Pôle Emploi et le reçu solde tout compte. Un certificat de travail vous permet de faciliter votre recherche d'emploi. En effet, les employeurs sont souvent amenés à vous le demander pour prouver que vous "n'avez pas feignanté" durant les derniers mois ou durant les dernières années. Ce document est utile aussi pour Pôle Emploi au moment de votre demande de droit aux chômages. Comme vous le doutez, gardez-le chez vous jusqu'à votre retraite.


Dans un certificat de travail, il est obligatoire de mentionner les informations ci-dessous :
- L’identité de votre employeur,
- Votre identité,
- Votre date d’entrée et de sortie dans l’entreprise,
- Le ou les postes que vous avez occupés au sein de l’entreprise, avec leurs dates respectives,
- La date et le lieu de remise du certificat,
- Le solde d’heures acquises pour les formations individuelles,
- La signature de l’employeur.


Dans le Certificat de travail, la nature rupture du contrat est omise pour faciliter le retour à l'emploi dès que vous présenter ce dit document à vos futurs employeurs potentiels. Sachez également que pendant la sélection des candidats, les recruteurs sont parfois amenés à contacter vos anciens employeurs pour avoir des informations vous concernant pour leur choix de leur futur employé.

4. Les attestations Pôle Emploi

C’est un document à envoyer à Pôle Emploi pour le calcul des allocations au chômage. Vous le recevez en fin de contrat en même temps que le certificat de travail et le solde tout compte, quelque soit le motif de la rupture du contrat et la nature ou la durée du contrat. Cette attestation est obligatoirement remis au salarié, qu'il ait droit aux allocations chômage ou non. Vous pouvez garder vos attestations Pôle Emploi jusqu’à l’obtention de votre droit au chômage, mais vous pouvez aussi le garder jusqu’à la fin de votre vie professionnelle, pour le calcul de vos droits à la retraite.


Dans une attestation Pôle Emploi, il est obligatoire de mentionner les informations ci-dessous :
- L’identité de votre employeur,
- Votre identité,
- La duré de votre emploi,
- Le ou les postes que vous avez occupé au sein de l’entreprise,
- Le motif de la rupture du contrat,
- Le montant des rémunérations brutes des 12 derniers mois soumises à cotisations,
- Le montant des indemnités de rupture.


Notez que dans une Attestation Pôle Emploi, est mentionné la nature de la rupture du contrat pour que Pôle Emploi puisse calculer vos droits au chômage.

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5. Les reçus solde tout compte

Vous recevez ce document en même temps que le certificat de travail et l’attestation Pôle Emploi, c’est-à-dire en fin de contrat, quelque soit la nature et le type de contrat. Ce document récapitule les sommes qui restent à payer à l'employé au moment de la rupture du contrat. Vous devez le signer et mentionner manuscritement "Pour solde de tout compte" pour assurer votre recruteur que vous êtes en accord sur votre solde de fin de contrat. Notez que vous devez signer ce document avec la mention manuscrite en deux exemplaires : un pour vous et un pour l'employeur. Vous pouvez garder vos soldes tout compte minimum 6 mois, mais préférez les conserver bien au chaud, chez vous jusqu'à votre retraite.


Dans un Solde tout compte, il est obligatoire de mentionner les informations ci-dessous :
- L’identité de votre employeur,
- Votre identité,
- Les sommes versées au moment de la rupture du contrat,
- Les heures supplémentaires n'ayant pas été récupérées,
- Les indemnités de licenciement (si licenciement),
- Le prorata d'un éventuel 13e mois,
- Les congés payés restants,
- Les éventuelles primes (primes de précarité),
- Etc.


Notez qu'en cas de contestation de la somme par le salarié, il a un délais de six mois après signature pour réclamer la somme manquante. Quant au recruteur, en cas de trop perçu dans le solde tout compte, il a un délais de 3 ans après votre signature pour vous réclamer un remboursement, mais le dernier cas reste très rare.

6. Internet dans tout ça ?

Il est vrai que de nos jours, avec Internet, les sites Internet des organismes gardent tous ces documents individuellement dans des grandes bases de données, alors on peut facilement s'imaginer qu'il n'est pas nécessaire de garder ces papiers avec nous pour un temps indéfini.

Mais imaginez qu’il y ait un bug Internet national et que toutes ces données se perdent ? Au moins, si vous les conservez chez vous, vous avez l'esprit tranquille et il est toujours préférable que chaque partie ait un exemplaire des documents pour éviter tout litige.

7. Quand des papiers manquent

I. Vous n'avez pas su qu'il fallait garder tous ces papiers, alors, vous avez tout jeté

Si par malheur vous n’avez plus ces documents, parce que vous n’avez pas su qu’il fallait les garder, essayez de vous mémoriser des entreprises dans lesquelles vous avez travaillé avec et réclamez ces documents en leur téléphonant ou en vous rendant directement sur place. Pour la plupart des entreprises, il n'est pas difficile de demander cette requête, ils vous enverront en général dans des délais assez courts.


Notez que les entreprises conservent leurs exemplaires des documents des salariés, même après leur départ.

II. L'entreprise avec qui vous venez de terminer le contrat ne vous a pas envoyé l'intégralité des documents

Après la fin de votre contrat, certains documents vous manquent. Attendez un mois après la fin du contrat, pour les réclamer afin de pouvoir avoir sur vous l'intégralité des documents pour votre demande de chômage ou pour, tout simplement, mener à bien vos futures démarches administratives.


En temps normal, les entreprise doivent vous donner tous ces documents à la date de votre départ.

8. Comment organiser tous ces papiers ?

Veillez à prendre soin de tous ces documents : protégez-les avec des feuilles plastifiées, parce que vous les garderez pour des années. Rangez-les dans un classeur ou dans une caisse à papiers ou bien encore dans un dossier; comme vous le désirez. Vous pouvez vous organiser comme vous le souhaitez, pourvu que vous ne perdez pas ces documents. Préférez les ranger de sorte que vous trouverez facilement le document recherché, pour le jour où vous serez amené à retrouver un de ces documents pour le présenter lors de vos démarches administratives.

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